Документоведение - наука о делопроизводстве


The Presentation inside:

Slide 0

Основные понятия и определения делопроизводства Документоведение - наука о делопроизводстве


Slide 1

Основные участники делопроизводства руководители (организации и ее структурных подразделений); секретари и делопроизводители; исполнители - остальные сотрудники, работающие с документами. Секретари и делопроизводители работают с атрибутами документов, а руководители и исполнители - с их содержанием.


Slide 2

Понятие делопроизводства Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая: документирование и организацию работы с официальными документами


Slide 3

Документирование Это запись информации на различных носителях по установленным правилам Это создание документов, т.е. составление, оформление, согласование и изготовление


Slide 4

Организация работы с документами организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)


Slide 5

Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов


Slide 6

Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин «документ» появился на Руси в XVIII веке, произошел от латинского слова «documentum» и означал «поучительный пример», «способ доказательства».


Slide 7

Документом может быть: текст рисунок графика фотография аудиозапись видеозапись Ааааааааа вввввввввв сссссссссс ддддддддд


Slide 8

Документ может быть: Носителем информации (в сфере информационных технологий) средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении) источником фактов (в науке)


Slide 9

Документ Общая функция любого документа — способность содержать информацию. Документы — носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство отличает документы от других источников информации (газет, журналов, книг и др.), содержащих переработанную (вторичную) информацию. Любой документ полифункционален (многолик).


Slide 10

Основные функции документов информационная (документирование, хранение и представление информации); управленческая (решение управленческих вопросов); коммуникативная (документы - средство обмена информацией);


Slide 11

правовая (документ может являться письменным доказательством в суде или источником права, например, закон); организационная (например, должностная инструкция); научно-историческая (архивные документы). Основные функции документов


Slide 12

Основа делопроизводства Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними обеспечивают: Юридическую силу документа; Оперативное и качественное составление, исполнение, хранение и быстрый поиск нужных документов; Применение компьютерной техники и современных информационных технологий.


Slide 13

Классификация документов Многофункциональность и чрезвычайное многообразие документов позволяют классифицировать их по различным признакам


Slide 14

Классификация документов "Представьте ведомость в трех экземплярах с надлежащими подписями и приложением печатей. Двух часов не прошло, представил и ведомость. По всей форме. Печатей столько, как в небе звезд. И подписи налицо." М.А.Булгаков "Похождения Чичикова"


Slide 15

Классификация документов Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация проводится с целью систематизации, организации хранения и поиска документов, например, по следующим признакам:


Slide 16

Классификация документов По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы; По происхождению: служебные, личные; По сложности: простые, сложные; По срочности: весьма срочные, срочные, несрочные; По гласности: нескретные, с грифом ограничения доступа; По форме изложения: индивидуальные, типовые, трафаретные;


Slide 17

Классификация документов По юридической значимости: подлинники (оригиналы), копии, заверенные копии, дубликаты (повторные экз. подлинника); По срокам хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;


Slide 18

Некоторые виды классификаций документов


Slide 19

По способу документирования рукописно-печатные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.


Slide 20

По происхождению Официальные документы Личные документы создаются юридическими или физическими лицами; оформляются и удостоверяются в определенном порядке; удостоверяют личность человека и его права; содержат сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.) создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.


Slide 21

По характеру отображаемой информации Текстовые - текст с небольшим включением иллюстраций; Гипертекстовые - включают гиперссылки (это интерактивные ссылки на другие документы для получения дополнительной информации); Графические (чертежи, схемы, карты и рисунки); Звуковые - фиксируют живую речь (заседания коллегиальных органов, протоколы допросов и др.); Мультимедиа - наряду с текстом и графикой включают звук и видеоиэображения; Гипермедиа – объединяют в себе гипертекст и мультимедиа. Информация представлена в любой форме (текст, рисунки, звук и кино), содержатся также гиперссылки на другие документы.


Slide 22

По наименованию Акты; Анкеты; Ведомости; Протоколы; Инструкции; Отчеты; Приказы и т.д.


Slide 23

По содержанию Различают деловые документы: по административным вопросам; вопросам материально-технического снабжения; бухгалтерского учета; подготовки кадров; внешнеторговой деятельности и т.д.


Slide 24

По юридической значимости Документы – оригиналы Копии документов Это документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов Это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке.


Slide 25

Виды оригиналов Подлинник – это оригинал, составленный по определенной форме и подписанный должностными лицами; Умноженные оригиналы – это оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.


Slide 26

Виды копий дубликат – это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа. Дубликат имеет одинаковую юридическую силу с подлинником; выписка - это копия, воспроизводящая часть текста документа. Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью; отпуск – это полная копия отправленного документа, подшиваемая в дела отправителя. Правильность отпуска удостоверяется отметкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.


Slide 27

По форме (способу создания) Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например, документы личного характера; Типовые – представляют собой текст-образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия; Трафаретные – содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.


Slide 28

По характеру информационных связей


Slide 29

По направленности документопотока


Slide 30

По функциональному назначению Например,


Slide 31

По срокам хранения Постоянного (вечного) хранения; Долговременного хранения (более 10 лет); Временного хранения (до 10 лет).


Slide 32

Вопросы ?


×

HTML:





Ссылка: