Электронные таблицы


The Presentation inside:

Slide 0

Электронные таблицы


Slide 1

Электронная таблица — это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и граф, на пересечении которых располагаются клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст.


Slide 2

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах и в научно-технических задачах.


Slide 3

Практически все методы исследования операций могут быть реализованы без выхода из электронной таблицы. Современные встроенные оптимизаторы решают линейные и нелинейные задачи, причем довольно большой размерности. Электронные таблицы дают возможность выполнять эти задачи практически без применения программирования.


Slide 4

Для обработки различных данных, представимых в табличной форме, оперирования с ними предназначены электронные табличные процессоры. Табличные процессоры – прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.


Slide 5

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры: Quattro Pro SuperCalc Gnumeric Lotus 1-2-3 MS Excel


Slide 6

Quattro Pro Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств: - удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме; - многооконный режим работы; - доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД; - хорошее качество печати входных документов; - легкость создания программы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных программ и т.д.


Slide 7

Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ; результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенных функций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции.


Slide 8

SuperCalc Основное применение SuperCalc – выполнение расчетов. Однако он позволяет решать большинство финансовых и административных задач: - прогнозирование продаж, роста доходов; - анализ процентных ставок и налогов; - учет денежных чеков; - подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц; - бюджетные и статистические расчеты; - объединение таблиц; - сметные калькуляции.


Slide 9

SuperCalc выполняет арифметические, статистические, логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков, облегчая тем самым труд пользователя.


Slide 10

Gnumeric Gnumeric — это свободный табличный процессор, выпускаемый под лицензией GNU General Public License. Поддерживается на GNU/Linux, Mac OS X (PowerPC), Microsoft Windows, ReactOS, SkyOS, BeOS и других ОС. Gnumeric является частью GNOME Office, набора офисных приложений с некоторой долей интеграции. Разработчики стараются обеспечить поддержку полнофункциональных электронных таблиц и простой переход для пользователей и организаций с несвободных программ. Некоторые специалисты утверждают, что он обеспечивает больше функций и намного большую точность вычислений, чем Microsoft Excel.


Slide 11

Поддерживает систему подключаемых модулей, позволяющая расширять функциональность — добавлять функции, использовать иные форматы ввода-вывода и возможности обработки данных в реальном времени.


Slide 12

Lotus 1-2-3 Является одним из лучших среди продуктов своего класса и исторически оказался первой программой, раскрывшей широчайшие возможности табличных процессоров. Идеально подходит для работы с данными, имеющими табличную структуру. С данными можно проводить традиционные действия: копировать, сдвигать в листе, пересылать через буфер обмена, транспонировать части таблицы, вставлять/удалять строки и столбцы и т.д. Процессор позволяет работать с данными разных типов: числовыми (в общей, научной, процентной форме), денежными (в традиционной форме и нотации, принятой в International Standards Organization), даты и времени, текстового типа.


Slide 13

Кроме основных встроенных функций, к Lotus1-2-3 возможно подключать надстройки Add-ins — внешние модули (входящие в состав пакета или поставляемые другими разработчиками). Подключение и отключение надстроек производится с помощью специального менеджера. Пользователь может без труда создать собственные библиотеки надстроек и пользоваться ими наряду с основными функциями.


Slide 14

MS Excel Программа MS Excel — это мощный и достаточно простой в использовании пакет обработки электронных таблиц, предназначенный для решения широкого круга планово-экономических, учетно-статистических, научно-технических и других задач, в которых числовая, текстовая или графическая информация с некоторой регулярной, повторяющейся структурой представлена в табличном виде. В отличие от обыкновенной, Excel служит не только для наглядного представления числовой, текстовой и графической информации. Основное отличие электронной таблицы от обычной состоит в возможности размещения различных расчетных формул в ее ячейках, а также в широкой автоматизации обработки представленных в табличном виде данных.


Slide 15

Назначение Excel. MS Excel обеспечивает пользователя богатым набором возможностей создания и изменения таблиц, которые могут содержать числа, текст, даты, денежные единицы, графику, а также математические и иные формулы для выполнения вычислений. Ввод данных в таблицы, их форматирование и выполнение различного рода вычислений в значительной степени автоматизированы. Предусмотрены средства представления числовых данных в виде диаграмм, создания, сортировки и фильтрации списков, статистического анализа данных и решения оптимизационных задач.


Slide 16

Структура окна программы Динамические границы Строка заголовка Строка меню Панели инструментов Строка состояния Строка формул Рабочее поле


Slide 17

Настройка окна. Excel позволяет пользователю настраивать интерфейс в соответствии с его вкусами и решаемыми задачами. Можно изменить вид окна на экране: отобразить или скрыть строку состояния и строку формул, заголовки строк и столбцов, полосы прокрутки и сетку.


Slide 18

В группе Отображать можно установить флажки, которые обеспечивают вывод на экран в верхней части листа строки формул и в нижней части окна программы строки состояния. Флажок окна на панели задач позволяет отображать на панели задач Windows значки открытых книг и окон Excel. Снимите этот флажок, если хотите, чтобы на панели задач присутствовал только один значок приложения Excel.


Slide 19

В группе Объекты положением переключателя можно управлять отображением диаграмм, графических элементов, созданных с помощью панели инструментов Рисование, картинок библиотеки клипов. Переключатель можно установить в одно из следующих положений: отображать — позволяет отобразить кнопки, надписи и другие графические объекты; только очертания — позволяет отображать только контуры выбранных рисунков и диаграмм; не отображать — позволяет не показывать на экране и при печати графические объекты и элементы, кнопки, надписи и рисунки.


Slide 20

В рамке Параметры окна можно установить следующие флажки, которые относятся к текущему рабочему листу, листу диаграммы или рабочей книге: авторазбиение на страницы — включает отображение на экране автоматически установленных приложением Excel разделителей страниц; формулы — обеспечивает вывод на экран в ячейках вместо значений формул их самих; сетка — включает отображение разделительных линий; заголовки строк и столбцов — включает отображение номеров строк в левой части листа и букв столбцов — в его верхней части; символы структуры — показывает на экране символы структуры; нулевые значения — показывает 0 в ячейках, содержащих нулевые значения. (если флажок не установлен, то ячейки отображаются, как пустые.) горизонтальная полоса прокрутки — включает отображение горизонтальной полосы прокрутки в нижней части листа; вертикальная полоса прокрутки — включает отображение вертикальной полосы прокрутки в правой части листа; ярлычки листов — показывает ярлычки листов для переключения между ними.


Slide 21

Документ в Excel называется рабочей книгой. Окно книги составляет основную часть рабочей области. В нижней части окна книги размещаются кнопки прокрутки ярлыков листов, а в верхней части – строка заголовка. В новой книге первоначально открыто 3 отдельных листа. Чтобы просмотреть содержание книги, можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна. Две средние кнопки служат для прокрутки на один лист влево или вправо. Две крайние кнопки выполняют прокрутку к первому или последнему листу книги. Перечисленные кнопки прокрутки не активизируют листы книги. Чтобы сделать лист активным, следует после прокрутки ярлыков щелкнуть на листе. Структура окна документа.


Slide 22

Структура окна документа. Ячейка Рабочая область Ярлыки листов Заголовки строк Заголовки столбцов


Slide 23

Возможности Excel. Типы данных. Так как Excel – программа, работающая с таблицами, то здесь оперируют различными данными. В электронных таблицах используют, как правило, следующие типы данных: текст – это любая последовательность символов; число – это числовая константа; формула – это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций (Пример: =А5/Н8*12); функции – это запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений (Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(А1: А4)); логические значения; дата и время.


Slide 24

Оформление. Использование границ. Границы и заливка ячеек могут быть хорошим средством для оформления различных областей рабочего листа или привлечения внимания к важным ячейкам.


Slide 25

Применение цвета и узоров. Вкладка "Вид" окна диалога "Формат ячеек" используется для применения цвета и узоров к выделенным ячейкам. Палитра "Цвет" на вкладке "Вид" позволяет задать фон для выделенных ячеек. Если выбрать цвет в палитре "Цвет", а затем - узор в раскрывающейся палитре "Узор", этот узор накладывается на цвет фона. Цвета в раскрывающейся палитре "Узор" контролируют цвет самого узора.


Slide 26

Выбор шрифта. Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат ячеек. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов. Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.


Slide 27

Работа с ячейками. Объединение ячеек. Иногда для достижения нужного эффекта бывает необходимо форматировать сетку специальным образом. Excel позволяет объединять ячейки, что придает сетке новые возможности, которые можно использовать для создания более четких форм и отчетов. Чтобы объединить ячейки, надо выполнить следующее: выделить исходные ячейки; в меню "Формат" выбрать команду "Ячейки"; на вкладке "Выравнивание" окна диалога "Формат ячеек" установить флажок "Объединение ячеек"; 4.нажать "ОК". Либо нажать кнопку на панели инструментов.


Slide 28

Изменение размера. Для того чтобы изменить ширину одного столбца, нужно перетащить правую границу заголовка столбца до нужной ширины столбца. Для того чтобы изменить высоту одной строки, нужно перетащить нижнюю границу заголовка строки до нужной высоты строки. Чтобы установить эти параметры по умолчанию, нужно в меню Формат указать на соответствующий пункт.


Slide 29

Построение графиков и диаграмм. Диаграмма - графическое представление числовых данных для лучшего восприятия и сравнения данных. Диаграммы создаются по отдельным числам рабочего листа и по группам данных внутри столбца или строки.


Slide 30

Основные типы диаграмм. Линейчатые Гистограммы Кольцевые Круговые Графики Линейчатые и гистограммы с накоплением С областями Поверхность


Slide 31

Проще всего создать диаграмму при помощи Мастера диаграмм. Для этого нужно выделить данные, по которым будет строиться диаграмма. Мастер диаграмм запускается с помощью команды меню Вставка - Диаграмма. Процесс создания диаграммы состоит из 4 шагов.


Slide 32

Редактирование диаграмм. Редактирование можно выполнять с помощью панели инструментов «Диаграмма» или с помощью пункта горизонтального меню «Диаграмма», который появляется при выделении диаграммы вместо пункта «Данные». Кроме того, каждый объект можно редактировать, либо с помощью команд пункта меню «Диаграмма», либо с помощью контекстного меню.


Slide 33

Использование формул. Формулой называется находящаяся в области содержимого ячейки строка, начинающаяся со знака равенства, и описывающая действия, выполнение которых приводит к вычислению значения, помещаемого в область отображения той же ячейки. В состав формулы могут входить: константы различных типов (арифметические, например 12 или -75,24); текстовые, например, “Удовлетворительно”; логические, например, ИСТИНА и ЛОЖЬ); знаки математических операций («+»  сложение, «-« вычитание, «*» умножение, «/» деление, «^» возведение в степень); ссылки в форме адресов или имен (A1, $C$5); функции (СРЗНАЧ - среднее значение, МИН – минимум, МАКС – максимум); скобки, определяющие порядок вычислений. При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле.


Slide 34

В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Ссылкой называется часть формулы, указывающая, где располагаются данные, которые должны быть использованы вместо ссылки в процессе вычислений по формуле. Существуют 2 основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Относительные ссылки используются для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, В3 Абсолютные ссылки в формулах используются для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемыми значениями адреса ставится знак $, например: $A$1.


Slide 35

Использование функций. Функцией в Excel называется часть формулы, указывающая на необходимость выполнения стандартных вычислений. Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.


Slide 36

Типы функций. Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.


Slide 37

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое. С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени). Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.


Slide 38

Использование фильтров. Фильтр – это специальное средство, позволяющее отображать в списке записи, удовлетворяющие некоторым условиям. Фильтр может быть установлен только для одного списка на листе. Существует две разновидности фильтра: Автофильтр Расширенный фильтр


Slide 39

Наиболее простым по использованию является автофильтр. Для его установки необходимо: Сделать текущей какую-либо ячейку в фильтруемом списке; Выбрать команду Данные – Фильтр - Автофильтр; Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные. Выбрать значение в списке. Повторить шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.


Slide 40

Работа с датами. Excel сохраняет все даты в виде целых чисел, а все значения времени – в виде десятичных дробей. В этой системе Excel может выполнять со значениями даты и времени операции сложения, вычитания и сравнения, как и с любыми другими числами. Операции со всеми значениями дат производятся с использованием этой системы. В этой системе порядковый номер 1 представляет собой полдень 1 января 1900 года. Значения времени сохраняются в виде десятичных дробей в диапазоне ,0 – ,99999, где .0 – это 00:00:00, а ,99999 – это 23:59:59. Целые числа, представляющие значения даты, и десятичные дроби, представляющие значения времени, могут объединяться в числа, имеющие целую и десятичную составляющие. Например, число 32331,06 представляет следующую дату и время: 7/7/1988 1:26:24 ночи. В приложение Excel встроено множество функций даты и времени, облегчающих выполнение сложных вычислений с датой и временем.


Slide 41

Если иметь ввиду российские региональные настройки, то Excel позволяет вводить дату очень разными способами - и понимает их все: Классическая форма 3.10.2006 Сокращенная форма 3.10.06 С использованием дефисов 3-10-6 С использованием дроби 3/10/6


Slide 42

Внешний вид (отображение) даты в ячейке может быть очень разным (с годом или без, месяц числом или словом и т.д.) и задается в меню Формат – Ячейки. Время вводится в ячейки с использованием двоеточия. Для ввода сегодняшней даты в текущую ячейку можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + Ж. Если скопировать ячейку с датой (протянуть за правый нижний угол ячейки), удерживая правую кнопку мыши, то можно выбрать - как именно копировать выделенную дату. Если нужно, чтобы в ячейке всегда была актуальная сегодняшняя дата - лучше воспользоваться функцией СЕГОДНЯ (меню Вставка - Функция, категория Дата и время).


Slide 43

Поскольку время в Excel, как было сказано выше, такое же число, как дата, но только дробная его часть, то с временем также возможны любые математические операции, как и с датой - сложение, вычитание и т.д. Нюанс здесь только один. Если при сложении нескольких временных интервалов сумма получилась больше 24 часов, то Excel обнулит ее и начнет суммировать опять с нуля. Чтобы этого не происходило, нужно применить к итоговой ячейке формат 37:30:55 (меню Формат - Ячейки - Число - Время).


Slide 44

Ошибки в Excel.


Slide 45

Заключение. Excel - это электронная таблица, которая входит в пакет Microsoft Office. Появление электронных таблиц было одним из важных событий в развитии компьютерных систем, так как позволило производить быстро и качественно расчеты на персональных ЭВМ. По оценкам западных экспертов применение электронных таблиц для расчетов по сравнению с калькулятором повысило производительность в десятки раз. Основная идея программы - Excel хранит информацию, организуя ее с помощью таблиц. Однако хранение информации - это еще половина дела.


Slide 46

Второе и главное преимущество Excel - это многочисленные возможности для анализа этой информации: проведения всевозможных вычислений, построения наглядных зависимостей. Любому, кто сталкивался с необходимостью анализировать какую либо информацию известно, что даже если нет необходимости в выполнении вычислений, иногда имеет смысл располагать информацию в табличной форме, чтобы подчеркнув тем самым некую систему, облегчить ее субъективное восприятие. Поэтому и сама программа Excel ориентированна на самый широкий круг пользователей и применима при решении широчайшего спектра задач.


Slide 47


×

HTML:





Ссылка: